clic’AMAP

Mis à jour le 19/05/2022

Le projet clic’AMAP est un projet collectif et collaboratif porté par le mouvement des AMAP afin d’outiller les AMAP d’un outil de gestion.

Fonctionnalités clic’AMAP – Point de vue Rôle

  • Utilisateurs :
    • Les amapien.nes souscrivent en ligne les nouveaux contrats avec signature électronique et les visualisent, voient les livraisons, peuvent s’inscrire à des permanences et ont accès à des liens pour les sites AMAP et fermes et au reçu d’adhésion.
    • Les référent.es sont des amapien.nes qui sont référents d’une ou plusieurs fermes. Ils peuvent consulter les informations de la ferme.
      Ils réalisent les contrats pour cette-ces ferme.s qui seront signés en ligne par le/la paysan.ne. Puis souscrit-signé par les amapien.nes.
      Ils peuvent ajouter des souscripteurs (contrat pour un amapein.ne) même si la date de souscription est dépassée ou que le contrat a débuté.
      Pour chacun des contrats dont ils sont référents, ils ont accès à des documents de synthèse (dont celle des livraisons, règlements, …).
    • L’AMAP à les mêmes droits que le référent, il nomme les référents sur les fermes.
      Il peut ajouter des amapien.nes, des fermes, des paysans. Il nomme les référents aux fermes.
      Il organise les aides pour la distribution de l’AMAP. et les adhésions amapiens et leurs reçus.
      Il peut inscrire des événements visibles par les amapien.nes et les paysan.nes des fermes de l’AMAP
    • Les paysan.nes sont des utilisateurs ayant accès aux informations concernant leur ferme et à l’ensemble des contrats souscrits sur leur ferme pour chaque AMAP.
      Ils valident et signent les contrats créés par les référents avant qu’ils ne soient soumis aux amapiens (signature électronique).
      Pour chacun des contrats, ils ont accès à des documents de synthèse (dont celle des livraisons, règlements, …).
      Un seul compte pour toutes ses AMAP partenaires.
    • Les réseaux utilisateurs ont accès à toutes les informations (AMAP, amapien.nes, fermes, paysans, contrats)
  • Utilisateur Amapien.ne
    • Visualiser et modifier son profil (mail, téléphone, adresse)
    • Personnaliser son mot de passe
    • Visualiser les années de ses adhésions et des reçus d’adhésion
    • Souscrire en ligne les contrats disponibles
    • Visualiser les contrats tous les contrats disponibles y compris pour lesquels l’amapien.ne est sur liste d’attente
    • Visualiser ses contrats existants/souscrits avec le détail des livraisons et des paiements
    • Visualiser des dates avec livraison dans un agenda, voir pour une date choisie le détail de la livraison de tous les contrats souscrits
    • Visualiser la répartition des paiements à fournir/à réaliser et le détail des montants
      Conservation des contrats dans son espace (souscrits et archivés)
    • Modification des livraisons par un report de panier d’une date à une autre (accord payan.ne dans le contrat) 
    • Ecrire à l’AMAP ou aux référents paysans
    • Inscription aux permanences pour les distributions, consulter les permanences, visualiser des noms et prénoms des amapien.nes inscrit.es
    • Visualisation d’événements / informations inscrits par l’AMAP et/ou le réseau
  • Utilisateur Paysan.ne
    • un seul compte pour toutes ses AMAP partenaires utilisatrice de clic’AMAP
    • Visualiser et modifier son profil (mail, téléphone, adresse)
    • Personnaliser son mot de passe
    • Visualisation et téléchargement du reçu d’adhésion à son réseau
    • Visualiser et/ou modifier la fiche «Ferme» (adresse, type de production, année d’installation,année d’adhésion à son réseau, label, surface d’exploitation, SIRET, TVA)
      Visualisation, modification et suppression des produits proposés dans les contrats en AMAP
    • Valider et signature en ligne des contrats futurs
    • Télécharger la feuille de synthèse des paiements (chèques, virement …)
    • Télécharger la synthèse des contrats par date ou amapien.ne avec le détail par produits et la somme du contrat
    • Consulter les quantités à distribuer par AMAP pour une date choisie
    • Consulter des états de synthèse pour une date ou pour un.e amapien.ne par contrat date de livraison et/ou contrat
    • Espace de conservation des contrats archivés
    • Nouveauté à venir : 
      • suivi de la livraison pour une date choisie des quantités à préparer, suivi sur le temps de livraison des quantités pour un.e amapien.ne,
      • téléchargement des données issues du contrat pour établir la comptabilité  
  • Utilisateur Référent d’une ou de plusieurs fermes :
    • Fonctionnalités identiques que l’amapien.ne
    • Visualiser et/ou modifier la fiche «Ferme» pour laquelle l’amapien.ne est référent (adresse, type de production, label, surface d’exploitation, SIRET, TVA, année d’adhésion) 
    • Visualiser et/ou modifier la fiche du paysan.ne  pour laquelle l’amapien.ne est référent 
    • Visualisation, modification des produits proposés dans les contrats en AMAP
    • Gestion des produits par ferme (type de production, nom du produits, label, prix, produits avec régularisation de poids)
      • Ajouter
      • Modifier
      • Télécharger la liste des produits et producteurs
    • Création et gestion des contrats
      • Menu “Gestion des contrats vierges” (contrat modèle), opérations possibles :
        • Créer un contrat vierge qui doit être signé par le/la paysan.ne pour être visible par les amapien.nes
        • Consulter la synthèse du contrat établi
        • Tester la saisie du contrat comme un.e amapien.ne 
        • envoyer le contrat juridique pour signature au paysan.ne
      • Menu “Gestion des contrats signés” (contrat souscrits par les amapiens), opérations possibles après sélection paysan.ne/contrat :
        • Ajouter un contrat signé pour un.e amapien.ne sur toute la durée du contrat avec les livraisons passées bloquées
        • Visualiser le contrat d’un.e amapien.ne
        • Déplacer une date de livraison paysan.ne à une date ultérieure
        • Supprimer un contrat qui n’aurait pas été souscrits par les amapien.nes
        • Télécharger
          • la synthèse des contrats par date ou par amapien.ne  
          • La feuille de synthèse des paiements (chèques, virement …)
          • La liste des souscripteurs de ce contrat, avec leur e-mail et téléphone
      • Natures de contrat :
        • Les contrats sont tous établis suivant le même modèle reprenant les engagements de la Charte des AMAP
        • Possibilité de définir si l’amapien.ne peut ou ne pas choisir les mêmes produits à chaque livraison.
        • Pas de possibilité de modification après la date de fin de souscription.
    • Création par étapes :
      • Étape 1 : Nom du contrat
        • Nom du contrat, Description
      • Etape 2 : Définition des dates
        • Date de fin de souscription du contrat, 
        • Date première et  dernière livraison : génération automatique ou par choix de date
        • Possibilité de supprimer une ou des dates sans livraison paysans
      • Étape 3 :  Liste des produits et prix
        • Choix des produits proposés par le/la paysan.ne
        • Possibilité de modifier le prix ‘repris’ automatiquement 
      • Étape 4 : Modalité de paiement
        • Nombre de règlement
        • Type de règlement
        • Informations bancaires du paysan.ne (IBAN, libellé du chèque)
    • Consultation des contrats par amapien
      • Ajouter contrat
      • Visualiser
  • Utilisateur AMAP 
    • Gestion de l’AMAP 
      • personnalisation de son mot de passe
      • modification de son profil
    • Gestion des utilisateurs amapien.nes
      • Création d’un compte d’un.e amapien.ne  (par saisie un par un ou import de fichier) 
      • Visualisation & Modifier la fiche de l’amapien.ne 
      • Télécharger fichier des amapien.nes
      • Activer ou désactiver le profil de l’amapien
      • Envoi des mots de passe par mail (individuellement ou en lot)
    • Gestions des fermes et paysan.nes
      • Créer un nouveau paysan.ne et la ferme associée
      • Modifier
      • Visualiser
  • Gestion des permanences
    • Organisation du temps de livraison par tâche sur plusieurs dates (répétitives) ou pour une date
    • Inscription/désinscription d’un.e amapien.ne 
    • Visualisation des amapien.nes inscrit.es pour une date
    • Visualisation des amapien.nes inscrit.es pour une période (entre 2 dates)
    • Visualisation des dates non complètes
    • Possibilité de voir les dates complètes
    • Envoi de mail automatique pour
      • le manque d’inscrit, 
      • rappel de l’inscription
  • Gestion des cotisations (adhésions)
    • Import des informations des adhésions reçues
    • Génération automatique du reçu d’adhésion pour une année
    • Conservation des reçus d’adhésion 
    • Visualisation des reçues par année d’adhésion
    • Recherche par nom d’amapien.ne
  • Archives
    • Contrats archivés

Autres infos:

  • Coût logiciel
    • Gratuit (sous condition d’adhésion à son réseau le plus proche)
  • Coût hébergement
    • Gratuit (pris en charge par le réseau AMAP AuRA)
  • Formations (2022)
    • Paysan.ne : une fois par mois
    • AMAP : 2 fois par mois
  • Aide en ligne
    • Guide utilisateurs sur le site
    • Boite mails de demandes des utilisateurs ouverte 4/7
  • Points positifs
    • Contrats dans le respect de la Charte des AMAP
    • La validation des contrats à la valeur juridique d’une signature
    • Gratuit
    • L’utilisation de clic’AMAP permet aux réseaux régionaux d’avoir une base de données fiable et mise à jour des amapiens et paysans
    • clic’AMAP alimente automatiquement la carte des AMAP sur les sites des réseaux
    • Analyse et prises en compte des propositions d’amélioration de l’application, indépendant de tout autre système, maîtrise de la propriété
  • Points négatifs
    • En évolution/des corrections régulières, dont ajout de nouvelles fonctionnalités ou modules
    • Modèle du réseau établi sous le schéma du réseau AuRA (dont les adhérents sont les paysan.nes et amapien.nes) et donc tous les réseaux voient les amapiens des AMAP (évolution à étudier si nécessaire)
    • Gestion des fermes et paysan.nes ne sont pas sous la même fonctionnalité